¿Qué es un Canal de Denuncias?

Un Canal de Denuncias es un sistema oficial y legal que nuestra organización pone a tu disposición para que puedas reportar de manera confidencial y segura conductas inapropiadas o éticamente cuestionables. Este es un procedimiento serio y respaldado por la ley para abordar estas cuestiones de manera apropiada y justa.

¿Qué sucede después de presentar la denuncia?

El Compliance Manager del Xtrategics ha sido designado expresamente como Responsable del Canal Denuncias y, por tanto, se ocupará de la tramitación de los expedientes de investigación y de resolución de las denuncias presentadas.

1. Confirmación de recepción
En el plazo de 7 días naturales, el Compliance Manager acusará recibo de la recepción de la denuncia a la persona denunciante.
Si lo estima necesario, podría solicitarte alguna aclaración y/o información adicional.
Tras presentar la denuncia, recibirás el codigo de identificación que te permitirá hacer un seguimiento del estado de tramitación de tu denuncia.

2. Clasificación
Todas las denuncias que recibimos son revisadas y analizadas minuciosamente. Si la información reportada es creíble e incluye suficientes evidencias, se abrirá una investigación.
Seguidamente, el Compliance Manager liderará la investigación de los hechos.

3. Investigación confidencial y sin dilaciones indebidas
La investigación tendrá por objeto determinar, la veracidad de los hechos denunciados, si éstos constituyen una infracción de las normas internas o de la ley y la identidad de la/s persona/s responsable/s.
Toda la investigación tendrá carácter confidencial.
La investigación no tendrá una duración superior a 3 meses a contar desde la fecha de recepción de la denuncia, salvo casos de especial complejidad, en cuyo caso, podría extenderse hasta un plazo máximo de otros 3 meses adicionales

4. Decisión y comunicación
Una vez concluida la investigación interna, resolveremos si se ha producido una infracción y, de ser así, adoptaremos las medidas pertinentes.
Finalmente, se te informará oportunamente del resultado de la investigación llevada a cabo, salvo que existan circunstancias que aconsejen mantener la confidencialidad de las conclusiones alcanzadas.

¿Cuáles son los PRINCIPIOS y GARANTÍAS en la tramitación de las denuncias?

• Buena fe: Todas las denuncias deben formularse de buena fe y en base a indicios razonables.

• Confidencialidad y seguridad de la información: Garantizamos la máxima confidencialidad del contenido de las denuncias recibidas, la identidad de las personas denunciantes y denunciadas y demás personas afectadas. No obstante, en el caso de que el Compliance Manager lo estimara necesario para una correcta investigación, podrá compartir la información estrictamente necesaria con el menor número de personas posible. En todo caso, toda la información será tratada con la máxima seguridad.

• Protección de datos: Nos comprometemos a tratar todos los datos personales durante todas las fases del proceso de gestión e investigación de acuerdo con la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

• Anonimato: Admitimos las denuncias anónimas, que recibirán el mismo tratamiento y las mismas garantías.

• No represalias: Garantizamos la ausencia de represalias a los denunciantes de buena fe.

• Derecho de ser informado: Las personas denunciantes y las personas denunciadas tienen derecho a ser informadas de la evolución del proceso, siempre que no se comprometa la investigación, y con las limitaciones aplicables de confidencialidad y protección de datos. En el caso de las personas denunciadas, ello incluye el derecho a que se les informe de las acciones u omisiones que se les atribuyen.

• Presunción de inocencia y honor: Respetamos la presunción de inocencia y el honor de las personas denunciadas respecto de los hechos denunciados.

• Derecho a declarar: La persona denunciada tiene derecho a ser oída durante el procedimiento de investigación y a acogerse a su derecho de no declarar contra sí misma.

• Derecho a una respuesta diligente y motivada: Una vez concluida la investigación, las personas denunciantes y denunciadas tienen derecho a conocer el resultado de la investigación llevada a cabo, salvo existan circunstancias que aconsejen mantener la confidencialidad de las conclusiones alcanzadas.

• Ausencia de conflictos de interés: Garantizamos la ausencia de conflictos de interés entre los hechos denunciados y la persona responsable de gestionar y tramitar la investigación de los mismos.